9 βήματα για τη χρήση του ΚΠΑ


Βήμα 1ο: Οργάνωση και σχεδίαση της αυτο-αξιολόγησης

  • Η αρμόδια για θέματα ποιότητας μονάδα της οργάνωσης, παρουσιάζει το πρότυπο του ΚΠΑ (δομή και διαδικασία αυτο-αξιολόγησης) στην πολιτική ηγεσία.
  • Η ηγεσία της οργάνωσης επιλέγει την Ομάδα Αυτο-αξιολόγησης και τον Υπεύθυνο Έργου, προσδιορίζει το πεδίο εφαρμογής (υπηρεσιακές μονάδες της οργάνωσης) και τους πολίτες και κοινωνικούς φορείς που έχουν σχέση με τις οργανικές μονάδες του πεδίου εφαρμογής.
  • Στο πλαίσιο της ανωτέρω απόφασης, η ηγεσία προτείνεται να συνεργαστεί με την αρμόδια για θέματα ποιότητας μονάδα και τους προϊσταμένους Γενικών Δ/νσεων ή Δ/νσεων της δημόσιας οργάνωσης.

Βήμα 2ο: Διάδοση του έργου της αυτο-αξιολόγησης

Διεξάγονται συναντήσεις και συζητήσεις μεταξύ όλων των συμμετεχόντων της οργάνωσης στην διαδικασία της αυτο-αξιολόγησης, έχοντας ως στόχο να γίνει κατανοητό ότι σκοπός της αυτο-αξιολόγησης είναι η βελτίωση της συνολικής επίδοσης της Δημόσιας Οργάνωσης.


Βήμα 3ο: Συγκρότηση Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης - Προσδιορισμός του πεδίου και του χρονικού διαστήματος εφαρμογής


Βήμα 4ο: Επιμόρφωση Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης και προσωπικού πεδίου εφαρμογής – Διανομή ερωτηματολογίων

  • Ο Υπεύθυνος Έργου ενημερώνει τα μέλη της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης για την διαδικασία της εφαρμογής του ΚΠΑ και τους παρέχει όλο το σχετικό ηλεκτρονικό και έντυπο υλικό για την αποτίμηση της οργάνωσης. (Παρουσίαση από τον Υπεύθυνο Έργου της Ομάδας της εφαρμογής e-quality.minadmin.gov.gr).
  • Η Ομάδα Αυτο-αξιολόγησης:
    • συμμετέχει σε συναντήσεις εργασίας με στελέχη του Τμήματος Ποιότητας και Προτύπων του Υπουργείου Εσωτερικών και με στελέχη άλλων φορέων που έχουν ήδη εφαρμόσει το ΚΠΑ, προκειμένου να διευκολυνθεί κατά την διαδικασία εφαρμογής του στην οργάνωσή της και
    • ενημερώνει το προσωπικό που ανήκει στο πεδίο εφαρμογής, για την διαδικασία εφαρμογής του ΚΠΑ.
  • Ο Υπεύθυνος Έργου:
    • κατανέμει τα καθήκοντα των μελών της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης (π.χ. συλλογή τεκμηριωτικού υλικού, ενημέρωση ηλεκτρονικής βάσης εφαρμογής του ΚΠΑ, συγγραφή έκθεσης αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης κ.α.) και
    • διανέμει στο προσωπικό του πεδίου εφαρμογής και στους πολίτες/κοινωνικούς φορείς, τα ερωτηματολόγια (1) και (2) αντίστοιχα.

Βήμα 5ο: Συμπλήρωση ερωτηματολογίων (1), (2) και (3)

  • Οι αποδέκτες των ερωτηματολογίων ( 1 ) και ( 2 ) συμπληρώνουν και αποστέλλουν ηλεκτρονικά και ανώνυμα τις απαντήσεις.
  • Ο Υπεύθυνος Έργου:
    • παρακολουθεί την πορεία συμπλήρωσης των ερωτηματολογίων,
    • οριστικοποιεί τη λήψη των αποτελεσμάτων και την εξαγωγή της τελικής βαθμολογίας ανά κριτήριο/υποκριτήριο και
    • παρουσιάζει αυτήν στα μέλη της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης.
  • Κάθε μέλος της Ομάδας, σύμφωνα με την αντίληψη που έχει για τη δημόσια οργάνωση, προβαίνει σε μία πρώτη συμπλήρωση του ερωτηματολογίου (3).
  • Τα μέλη της Ομάδας συζητούν προκειμένου να επιτευχθεί η συναίνεση στη βαθμολογία της Ομάδας.
  • Τέλος, ο Υπεύθυνος έργου συμπληρώνει την τελική, κοινή βαθμολογία της ομάδας στο ερωτηματολόγιο ( 3 ).

Βήμα 6ο: Διενέργεια της αυτο-αξιολόγησης – Σύνταξη Έκθεσης αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης

  • Ο Υπεύθυνος έργου, μετά την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης και των τριών ερωτηματολογίων, προβαίνει στη συλλογή του τεκμηριωτικού υλικού.
  • Τα μέλη της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης:
    • αναλύουν το τεκμηριωτικό υλικό ανά κριτήριο/υποκριτήριο των ερωτηματολογίων,
    • προβαίνουν σε βαθμολόγηση κριτηρίων σύμφωνα με τον κύκλο ποιότητας (βλ. οδηγό, σελ. 62 και 63) και
    • συντάσσουν την Έκθεση αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης, αποτυπώνοντας τα δυνατά σημεία, τους τομείς, το τεκμηριωτικό υλικό και την βαθμολογία ανά κριτήριο- υποκριτήριο.
  • Η Ομάδα Αυτο-αξιολόγησης σε συνεργασία με την Διοίκηση, λαμβάνοντας υπόψη:
    • την διοικητική λειτουργία της οργάνωσης την παρούσα χρονική περίοδο,
    • τους μακροπρόθεσμους στόχους της οργάνωσης και τις δράσεις που έχει θέσει για να τους πετύχει,
    • τους τομείς στους οποίους η λειτουργία της οργάνωσης κρίνεται αποτελεσματική και οι δράσεις βελτίωσης μπορούν να φέρουν άμεσα και γρήγορα αποτελέσματα,
    • τα αναμενόμενα οφέλη για την οργάνωση και τις επιπτώσεις τους στους τομείς βελτίωσης,
    • καταγράφει και ιεραρχεί τις προτεραιότητες των δράσεων βελτίωσης ανά πεδίο παρέμβασης.
  • Τέλος, ο Υπεύθυνος έργου:
    • υποβάλλει την Έκθεση αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης στο ανώτατο όργανο διοίκησης για έγκριση και
    • επισυνάπτει σε μορφή .pdf την εγκεκριμένη από την ηγεσία Έκθεση αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης στην ηλεκτρονική εφαρμογή «e-quality.minadmin.gov.gr» (Έκθεση αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης).

Βήμα 7ο: Διάδοση των αποτελεσμάτων της αυτο-αξιολόγησης της δημόσιας οργάνωσης

Η Ομάδα Αυτο-αξιολόγησης ενημερώνει όλους τους εργαζόμενους της οργάνωσης για τα αποτελέσματα της Έκθεσης αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης.


Βήμα 8ο: Εφαρμογή των μέτρων βελτίωσης

Το ανώτατο όργανο διοίκησης της οργάνωσης είναι αρμόδιο για την παρακολούθηση της εφαρμογής των μέτρων βελτίωσης και της αποτίμησης των εκροών και των αποτελεσμάτων, χρησιμοποιώντας τον κύκλο ποιότητας (Προγραμματισμός - Εκτέλεση - Έλεγχος - Ανάδραση).


Βήμα 9ο: Προγραμματισμός της επόμενης αυτο-αξιολόγησης

Το ανώτατο όργανο διοίκησης της οργάνωσης:
  • διασφαλίζει την θετική έκβαση των αλλαγών στους τομείς που η δημόσια οργάνωση είχε καλές επιδόσεις στο παρελθόν,
  • ενσωματώνει τη διαδικασία της αυτο-αξιολόγησης σε τακτική ετήσια βάση στο σχεδιασμό των εργασιών της δημόσιας οργάνωσης και
  • μεριμνά ώστε οι αξιολογήσεις και τα αποτελέσματά τους να είναι χρονικά προγραμματισμένα, ούτως ώστε να παρέχουν πληροφόρηση κατά την κατάρτιση της ετήσιας στοχοθεσίας και τον προγραμματισμό των οικονομικών πόρων.


Copyright © 2018. e-Quality.minadmin.gov.gr - Υπουργείο Εσωτερικών | Γενική Διεύθυνση Δημόσιων Οργανώσεων

Η παρούσα εφαρμογή υλοποιήθηκε με ίδια μέσα, χρησιμοποιώντας εργαλεία ανοικτού λογισμικού από το Τμήμα Διαλειτουργικότητας της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
και η διαχείρισή της γίνεται από το Τμήμα Ποιότητας και Προτύπων της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού και Καινοτομίας.