Συχνές Ερωτήσεις


Η εφαρμογή του ΚΠΑ μπορεί να ξεκινήσει οποιαδήποτε χρονική στιγμή θεωρήσει κατάλληλη η κάθε οργάνωση. Ωστόσο, για ευνόητους λόγους, δεν προτείνεται η εφαρμογή του σε περιόδους αναδιοργάνωσης της δημόσιας οργάνωσης, καθώς και σε περιόδους εορτών ή θερινών διακοπών, κατά τις οποίες πολλοί υπάλληλοι απουσιάζουν με άδειες.
  • Ενημέρωση της πολιτικής ηγεσίας (από την αρμόδια μονάδα για θέματα ποιότητας) για το ΚΠΑ, ως εργαλείο ΔΟΠ.
  • Γνώση του εργαλείου ποιότητας ΚΠΑ, τουλάχιστον εκ μέρους του Υπεύθυνου Έργου.
  • Επιλογή της Ομάδας Εργασίας και Υπεύθυνου Έργου για την εφαρμογή του ΚΠΑ και προσδιορισμός του πεδίου εφαρμογής.
  • Ενημέρωση του προσωπικού που ανήκει στο πεδίο εφαρμογής για τον σκοπό και την διαδικασία εφαρμογής του ΚΠΑ.
Σε κάθε δημόσια οργάνωση, των κρατών μελών της Ε.Ε., ανεξάρτητα από το επίπεδο λειτουργίας της (εθνικό, περιφερειακό ή τοπικό):
  • είτε στο σύνολο μιας δημόσιας οργάνωσης,
  • είτε σε ορισμένες μονάδες της, αλλά πάντα στο σύνολο των κριτηρίων και όχι αποσπασματικά.

Τα 9 βήματα για τη χρήση του ΚΠΑ είναι τα εξής:

  • Βήμα 1ο: Οργάνωση και σχεδίαση της αυτο-αξιολόγησης.
  • Βήμα 2ο: Διάδοση του έργου της αυτο-αξιολόγησης.
  • Βήμα 3ο: Συγκρότηση Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης - Προσδιορισμός του πεδίου και του χρονικού διαστήματος εφαρμογής.
  • Βήμα 4ο: Επιμόρφωση Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης και προσωπικού πεδίου εφαρμογής – Διανομή ερωτηματολογίων.
  • Βήμα 5ο: Συμπλήρωση ερωτηματολογίων (1), (2) και (3).
  • Βήμα 6ο: Διενέργεια της αυτο-αξιολόγησης – Σύνταξη Έκθεσης αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης.
  • Βήμα 7ο: Διάδοση των αποτελεσμάτων της αυτο-αξιολόγησης της δημόσιας οργάνωσης.
  • Βήμα 8ο: Εφαρμογή των μέτρων βελτίωσης.
  • Βήμα 9ο: Προγραμματισμός της επόμενης αυτο-αξιολόγησης.
Για περισσότερες πληροφορίες, πατήστε εδώ.
Η εφαρμογή ξεκινάει με την έκδοση της απόφασης συγκρότησης της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης για την εφαρμογή του ΚΠΑ, και ολοκληρώνεται με την σύνταξη του σχεδίου της Έκθεσης Αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης και την υποβολή του για έγκριση στην ηγεσία της δημόσιας οργάνωσης.
Την ανωτέρω απόφαση εκδίδει το ανώτατο όργανο διοίκησης της οργάνωσης και περιλαμβάνει τον ορισμό μελών και του Υπεύθυνου ‘Έργου, τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής της και το χρονικό διάστημα υλοποίησης της διαδικασίας.
Το ερωτηματολόγιο του ΚΠΑ, το συμπληρώνουν:
  • το προσωπικό του πεδίου εφαρμογής (ερωτηματολόγιο 1),
  • οι πολίτες/κοινωνικοί φορείς που συνεργάζονται με τις μονάδες του πεδίου εφαρμογής (ερωτηματολόγιο 2), και
  • η Ομάδα Αυτο-αξιολόγησης για την εφαρμογή του ΚΠΑ στην οργάνωση (ερωτηματολόγιο 3).
Περιγράφει την υφιστάμενη λειτουργία της οργάνωσης, όπως την αντιλαμβάνονται οι ερωτώμενοι.
  • Όταν η εφαρμογή του ΚΠΑ αφορά στο σύνολο των μονάδων της οργάνωσης: Η σύνθεση της ομάδας πρέπει να είναι αντιπροσωπευτική της οργάνωσης, δηλαδή τα μέλη της πρέπει να προέρχονται από όλες τις οργανικές μονάδες, τα ιεραρχικά επίπεδα και τις κατηγορίες προσωπικού και
  • Όταν η εφαρμογή του ΚΠΑ αφορά σε επιλεγμένες μονάδες της οργάνωσης: Η σύνθεση της ομάδας πρέπει να προέρχεται από στελέχη των μονάδων του πεδίου εφαρμογής, προερχόμενα από όλα τα ιεραρχικά επίπεδα και τις κατηγορίες προσωπικού.
  • Η γνώση εργαλείων ποιότητας
  • Η γνώση λειτουργίας της οργάνωσης και
  • Οι επικοινωνιακές και αναλυτικές τους δεξιότητες.
  • Ενημερώνει τα μέλη της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης για την διαδικασία εφαρμογής του ΚΠΑ.
  • Κατανέμει τα καθήκοντα στα μέλη της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης.
  • Αποστέλλει στο προσωπικό του πεδίου εφαρμογής και στους πολίτες/κοινωνικούς φορείς, τα ερωτηματολόγια (1) και (2) αντίστοιχα.
  • Παρακολουθεί την πορεία συμπλήρωσης των ερωτηματολογίων.
  • Οριστικοποιεί τη λήψη των αποτελεσμάτων.
  • Παρουσιάζει στα μέλη της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης την τελική βαθμολογία των ερωτηματολογίων ανά κριτήριο/υποκριτήριο και
  • Συλλέγει το τεκμηριωτικό υλικό.
  • Το τεκμηριωτικό υλικό είναι το έντυπο και ψηφιακό υλικό που συνοδεύει την Έκθεση αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης.
  • Συσχετίζεται με τα υποκριτήρια/κριτήρια, τεκμηριώνει τα ευρήματα της Έκθεσης αυτο-αξιολόγησης και μέτρων βελτίωσης και επισυνάπτεται στο τέλος αυτής.
  • Αφορά στη δραστηριότητα της οργάνωσης και αποτελείται ενδεικτικά από νόμους, Π.Δ., Υ.Α., διοικητικά έγγραφα, στατιστικά στοιχεία, προϋπολογισμούς, εκπαιδευτικά προγράμματα, σεμινάρια κ.α. και κάθε άλλο έντυπο ή ψηφιακό υλικό.
  • Τις δράσεις της οργάνωσης που τεκμηριώνουν την βαθμολογία της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης σε κάθε κριτήριο.
  • Το τεκμηριωτικό υλικό για κάθε κριτήριο/υποκριτήριο.
  • Τα πεδία της οργάνωσης όπου παρατηρείται αποτελεσματική λειτουργία και τα πεδία που χρήζουν βελτίωσης, με αποδεικτικά στοιχεία από το τεκμηριωτικό υλικό.
  • Συγκεκριμένες δράσεις (ανά τομέα) βελτίωσης σύμφωνα με :
    • Την προτεραιότητα με βάση τη σημασία τους για την δημόσια οργάνωση και την ευχέρεια εφαρμογής τους και
    • Τα προσδοκώμενα οφέλη από την επιτυχημένη υλοποίησή τους.
Προτείνεται η εφαρμογή του σε διάστημα μέχρι τριών μηνών, από την ημερομηνία έκδοσης της απόφασης συγκρότησης της Ομάδας Αυτο-αξιολόγησης για την εφαρμογή του ΚΠΑ.
Στην Ελλάδα υπεύθυνο για την προώθηση, παρακολούθηση και αξιολόγηση της εφαρμογής του ΚΠΑ σε εθνικό επίπεδο, είναι το Τμήμα Ποιότητας και Προτύπων της Δ/νσης Στρατηγικού Σχεδιασμού και Καινοτομίας του Υπουργείου Εσωτερικών.

Copyright © 2018. e-Quality.minadmin.gov.gr - Υπουργείο Εσωτερικών | Γενική Διεύθυνση Δημόσιων Οργανώσεων

Η παρούσα εφαρμογή υλοποιήθηκε με ίδια μέσα, χρησιμοποιώντας εργαλεία ανοικτού λογισμικού από το Τμήμα Διαλειτουργικότητας της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
και η διαχείρισή της γίνεται από το Τμήμα Ποιότητας και Προτύπων της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού και Καινοτομίας.